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Workshop per consulenti: come si sono preparati i cf all’arrivo della GDPR

GDPR, il nuovo Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali, entrerà in vigore il 25 maggio 2018. Abbiamo chiesto ad alcuni consulenti finanziari come si stanno preparando per adeguarsi alla nuova direttiva.

Di recente abbiamo ripulito il nostro database. Abbiamo contattato tutti i clienti e abbiamo chiesto se volevano incontrarci o se preferivano non essere contattati di nuovo.

Questo ha richiesto molte ore del nostro lavoro per prepararci alla GDPR.

Prima del 25 maggio, ci sono alcune modifiche da fare sul nostro sito. Ad esempio, dobbiamo indicare per quanto tempo conserviamo le informazioni di persone che utilizzano il nostro modulo di contatto. Al momento, questa informazione arriva a un indirizzo email centralizzato.

In questa sede raccogliamo nomi, numeri di telefono e indirizzi email. In precedenza, questi dati erano rimasti nel nostro sistema centrale.

Ora, se questi prospect non diventano clienti, rimuoveremo i loro dettagli dopo un certo periodo di tempo. Per venire incontro all’implementazione della GDPR, è opportuno utilizzare la mappatura del processo per monitorare il flusso dei dati.

Quando ottieni un nuovo cliente, ti devi chiedere: come sono diventati tuoi clienti? Come va al sistema di back-office? Come comunichi ulteriori informazioni al cliente?

Ma alcune aree richiedono ancora un chiarimento. Altri regolamenti impongono la conservazione di  determinati dati per un particolare periodo di tempo.

Ad esempio, i dati relativi a qualsiasi consulenza relativa a trasferimenti pensionistici devono essere mantenuti praticamente indefinitamente. Questo è contrario a ciò che suggerisce GDPR. 

Suggerimento:

Per venire incontro all’implementazione della GDPR, è opportuno utilizzare la mappatura del processo per monitorare il flusso dei dati.

Citazione: 

Se tu fossi soggetto ad un controllo GDPR, questo è quello che cercheranno: chiarezza di come i dati fluiscono dentro, fuori e fuori dall'azienda.

James Priday è Direttore a Prydis Wealth.

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Di recente abbiamo ripulito il nostro database. Abbiamo contattato tutti i clienti e abbiamo chiesto se volevano incontrarci o se preferivano non essere contattati di nuovo.

Questo ha richiesto molte ore del nostro lavoro per prepararci alla GDPR.

Prima del 25 maggio, ci sono alcune modifiche da fare sul nostro sito. Ad esempio, dobbiamo indicare per quanto tempo conserviamo le informazioni di persone che utilizzano il nostro modulo di contatto. Al momento, questa informazione arriva a un indirizzo email centralizzato.

In questa sede raccogliamo nomi, numeri di telefono e indirizzi email. In precedenza, questi dati erano rimasti nel nostro sistema centrale.

Ora, se questi prospect non diventano clienti, rimuoveremo i loro dettagli dopo un certo periodo di tempo. Per venire incontro all’implementazione della GDPR, è opportuno utilizzare la mappatura del processo per monitorare il flusso dei dati.

Quando ottieni un nuovo cliente, ti devi chiedere: come sono diventati tuoi clienti? Come va al sistema di back-office? Come comunichi ulteriori informazioni al cliente?

Ma alcune aree richiedono ancora un chiarimento. Altri regolamenti impongono la conservazione di  determinati dati per un particolare periodo di tempo.

Ad esempio, i dati relativi a qualsiasi consulenza relativa a trasferimenti pensionistici devono essere mantenuti praticamente indefinitamente. Questo è contrario a ciò che suggerisce GDPR. 

Suggerimento:

Per venire incontro all’implementazione della GDPR, è opportuno utilizzare la mappatura del processo per monitorare il flusso dei dati.

Citazione: 

Se tu fossi soggetto ad un controllo GDPR, questo è quello che cercheranno: chiarezza di come i dati fluiscono dentro, fuori e fuori dall'azienda.

James Priday è Direttore a Prydis Wealth.

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L’implementazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è stata dura. Alcune cose non sono state chiarite fino all'ultimo minuto. Ad esempio, abbiamo scoperto solo a febbraio che è possibile ottenere il consenso via e-mail.

Una cosa da tenere in considerazione è se hai il diritto o meno di raccogliere informazioni. Ad esempio, non possiamo raccogliere informazioni sulla salute per l'assicurazione sulla vita in base al principio dell'interesse legittimo, che usiamo per altri aspetti della raccolta dei dati.

Ricorda sempre il motivo per cui raccogli dati, per cosa lo stai raccogliendo e come lo stai utilizzando. Deve esserci una revisione continua di ciò che si sta raccogliendo, di come viene memorizzato, per quanto tempo è archiviato e quando si sta cancellando il database.

L'attenzione è sempre sui dati e sull'oggetto dei dati (in questo caso, i clienti) e su come si sentono riguardo ai loro dati. È affascinante vedere le statistiche di come tutto ciò varia tra le generazioni.

I nostri adeguamenti per la GDPR saranno ultimati alla fine di aprile. Poi riceverò un feedback, nel caso in cui ai clienti non piaccia ciò che è stato loro inviato. Questo ci dà del tempo per essere pronti entro la scadenza del 25 maggio. 

Suggerimento:

L'attenzione è sempre sui dati e sull'oggetto dei dati (in questo caso, i clienti) e su come si sentono riguardo ai loro dati.

Citazione:

I Millennial non si preoccupano davvero che tu usi i loro dati, a patto che ne ottengano qualcosa in cambio. Ma i baby boomer hanno più probabilità di chiederti cosa stai facendo con i loro dati e perché.

Fiona Middlemiss è Responsabile Rischi e Compliance presso Alan Steel Asset Management.

 

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