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Il Caffè Finanziario - Consulenti, come non farsi sopraffare dalle email

Il Caffè Finanziario - Consulenti, come non farsi sopraffare dalle email

Progredendo a piccoli passi verso la digitalizzazione della nostra attività, pur mantenendo, recuperando e al contempo potenziando quelle caratteristiche che ci distinguono dai roboadvisor, quali ad esempio la capacità di empatia e di comunicazione emotiva finalizzata, la volta scorsa ci siamo occupati di vendita e di informazione e nello specifico di come reperire e gestire le informazioni utili per la nostra attività, possibilmente di prima mano (vi siete iscritti a Twitter?)

Di questo parleremo ancora prossimamente, perché il tema non è esaurito. Oggi però vorrei parlare di quel genere di informazioni che non siamo noi ad andare a cercare e che spesso eviteremmo volentieri.

Sono quelle informazioni, migliaia di informazioni, utili o inutili, che, volenti o nolenti, ci raggiungono quotidianamente e rischiano di travolgerci, se non riusciamo a gestirle.

La porta di ingresso principale di questo genere di informazioni, che dobbiamo necessariamente lasciare aperta per ovvi motivi, si chiama e-mail, aziendale in primo luogo, ma anche personali, spesso multiple.

Ormai una buona parte delle nostre comunicazioni passa per servizi di messaggistica come Whatsapp e Telegram, ma ancora moltissime informazioni, spesso quelle più rilevanti, che ci richiedono azioni specifiche che si interfacciano direttamente con la nostra organizzazione del lavoro, (firmare e rispedire, archiviare, segnare riunioni e appuntamenti in agenda, fissare un promemoria)  arrivano via mail.

Proprio per questo le email vanno gestite e organizzate alla fonte, regolarmente, non lasciando che si ammucchino e ci sommergano, con il rischio di perdere tra l’altro qualche comunicazione fondamentale.

Le email si possono dividere in due gruppi (di lavoro o private) e in tre categorie principali:

1.    Quelle dirette proprio a noi personalmente

2.    Quelle dirette a noi ma anche ad altri, tipicamente le newsletters

3.    Le notifiche (scadenze, ricevute, avvisi, promozioni ecc.).

Solitamente la loro importanza, segue lo stesso ordine.

La prima cosa da fare è avere un unico luogo in cui arrivino tutte le nostre email di ogni account, sia personale che lavorativo (la vita è una sola, dopotutto): è troppo dispersivo e inefficiente dover aprire differenti programmi per gestire differenti email.

Le email che utilizziamo devono tutte quante essere di tipo IMAP, ovvero poter essere lette e gestite da tutti i nostri device direttamente sul server (il posto su internet dove viene memorizzata prima di essere letta) senza doverle “scaricare” con il vecchio sistema POP3, che le fa scomparire dal server rendendole quindi reperibili in locale solo su uno dei nostri device e non più rintracciabili sugli altri.

Fortunatamente oggi IMAP4 è lo standard anche per molte delle nostre aziende mandanti e quindi possiamo trovare le nostre mail su pc, tablet o telefono indifferentemente, senza doverle scaricare e avendole sempre disponibili. Qualora non fosse così, il consiglio è quello di impostare un inoltro automatico dal server della mail aziendale (tipicamente un sito webmail) verso una apposita mail privata creata per l’occorrenza (no inoltro alla vostra abituale mail personale, altrimenti vi pregiudicate la possibilità di staccare e tenere separate e ordinate le cose).

Per essere più efficienti, dobbiamo necessariamente avere sempre con noi le nostre email, quindi è altamente raccomandato di averle a portata di mano sul telefono e sincronizzate automaticamente con gli altri nostri device (pc, tablet).

Altre due cose fondamentali:

1.    le email devono essere sincronizzate (su Gmail, Office 365 e Outlook ad esempio il sistema è automatico) con la nostra agenda elettronica (calendario) visibile anch’essa da smartphone, tablet e pc. Il mio consiglio è quello di utilizzare come principale il calendario di una mail Gmail, suite molto completa e sempre aggiornata,(ultimamente è uscita tra l’altro la nuova versione di Tasks) oltre che gratuita.

2.    I nostri contatti devono essere memorizzati sulla rubrica in dotazione abbinata alla nostra email preferita, memorizzati quindi sul server della mail e non sul telefono fisico, per essere sempre disponibili ovunque e da qualsiasi device (anche se malauguratamente dovessimo perdere il telefono). Anche per questo Gmail va benissimo.

Apro una parentesi. Statisticamente, per il 40% di voi le cose fin qui lette sono scontate e utilizzate quotidianamente, per circa il 40% sono già sentite o fattibili ma mai messe in pratica, per il restante 20% ho parlato in arabo. La maggiore o minore confidenza su questi temi dipende spesso da tre  variabili: l’interesse personale alla materia, la necessità assoluta di utilizzarli per migliorarsi la vita e la data di nascita.

Non conoscendo nei dettagli i suddetti parametri di ogni singolo lettore, cerco di esprimermi nella maniera più semplice e comprensibile possibile, cercando di essere più utile a chi ne ha maggior bisogno.

Sono disponibile comunque a rispondere a domande o chiarimenti in merito tramite Io spazio dei commenti a fondo pagina o tramite Telegram (indirizzo https://t.me/pieropiccardo). Mi sarebbe davvero utile sapere se posso accelerare il passo o devo ulteriormente rallentare e specificare, seguendo le vostre indicazioni. Inoltre mi piacerebbe affrontare per primi gli argomenti di vostro maggior interesse, seguendo le vostre segnalazioni e/o esigenze.

Chiusa parentesi, torniamo al tema.

L’applicazione che reputo migliore, più fluida e intuitiva da usare per fare tutto quanto illustrato sopra su iPad e iPhone (e lo dico dopo averne provate molte, fra le quali Newton, Polymail, Gmail, Bluemail, e altre) si chiama Spark ed è scaricabile gratuitamente.

E’ compatibile con tutti gli account email, aziendali e privati,  ha un calendario e dei promemoria incorporati che si sincronizzano con i vostri, divide automaticamente le email in entrata per categoria e per singolo account, consente di programmare l’invio posticipato di mail o di venire avvisati in caso di mancata risposta, contiene risposte predefinite di tipo veloce (attraverso un click su un pulsante) e personalizzabili come “Grazie”, “Ok”, “Ti chiamo” ecc., ha un browser integrato.

È possibile addirittura scegliere di ricevere le notifiche di livello differente (solo avviso con password, solo titolo, tutto il testo) soltanto da alcune caselle di posta (es. solo quella aziendale) e differenziarne le suonerie dei messaggi o silenziarle.

È anche possibile, attraverso la funzione “snooze”, spostare più avanti l’arrivo di una mail, rimandandola a (o meglio, facendola ri-arrivare) quando avremo il tempo di leggerla con calma.

L’interfaccia è molto fluida e attraverso differenti swipe (trascinamento) del titolo della mail verso destra o verso sinistra, lento o veloce,  si compiono in un attimo azioni come “contrassegna”, “archivia”, “letto”,“elimina”, e si può scegliere, semplicemente scorrendole in fondo al messaggio che state scrivendo, quale firma da apporre fra quelle memorizzate (aziendale o personali).

Inoltre sul lato sinistro della schermata principale ci sono una serie di tasti utili (widgets) per ritrovare in un attimo le email contrassegnate, tutti gli allegati ricevuti, i promemoria e altro.

Vi permette di salvare automaticamente le email in formato pdf e archiviarle immediatamente sui vostri clouds (Dropbox, Evernote, Google Drive ecc.) preferiti. Inoltre ogni pdf allegato può direttamente essere aperto, compilato, firmato e rispedito al mittente, il tutto senza dover uscire da Spark per utilizzare altri programmi e senza stampare o scannerizzare nulla!

Questa funzione da sola fa risparmiare un mare di tempo e di carta.

Insomma, con questa soluzione risparmierete molto tempo prezioso, lavorerete per priorità e vi libererete da quella sensazione di confusione mentale e di stress tipica di quando trovate troppe mail accumulate da leggere : non vi perderete più una comunicazione importante e riuscirete a sfuggire rapidamente alle altre.

Se c’è ancora qualcuno che delega la gestione delle mail alla segretaria (e credetemi, c’è), ho una buona notizia: d’ora in poi la segretaria avrà un sacco di tempo in più per fare cose più utili e importanti e ne sarà gratificata.

Come al solito la miglior cosa da fare per imparare ad utilizzare al meglio Spark è esplorarla e smanettarci senza paura (danni non ne potete fare): qualche ora investita nell’apprendimento del funzionamento dell’app (molto intuitiva, comunque) vi consentirà di liberarne molte altre in futuro. Spark dialoga senza problemi anche con Instapaper e Pocket, applicazioni già segnalate nei precedenti articoli.

Vedremo dalla prossima volta come iniziare ad integrare fra loro i servizi segnalati e qualche trucchetto utile divertente per diventare sempre di più Consulenti Finanziari 4.0.

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